多年來，辦公自動化系統供應商花費相當大的努力，試圖說服企業和律師事務所的專利律師被吹捧與電子檔案比傳統的專利文件系統相關的時間和金錢儲蓄採用無紙化檔案管理系統。然而，相對較少的專利律師已經這樣做了，相反，其餘忠於傳統的三面馬尼拉專利文件夾。直到最近我是那些專利律師之一。現在，我已經發現了廣闊的效率，並改善可能與這些電子系統，問題是為什麼我一直堅守著這個顯然已經過時了維護客戶的專利起訴的記錄系統。由於卓越的效率和知識管理的改進可能與電子專利文件管理系統，就不可能有可行的藉口，無論是公司或律師事務所的專利律師不採用這種系統。現在回想起來，我想我找到了足夠的分量和歷史的部分填充的專利文件夾代表提供持續的成就感，甚至當我從一個專利審查員爭奪另一個平凡的排斥反應。需要對我努力的一個明確信號壓倒了，我攜帶多個專利文件到辦公室以外的工作所產生的背痛。然而，正面臨迎面與傳統的基於紙張的專利文件管理系統的行政效率低下後，我現在是轉換為電子專利文件系統的不可否認的好處。 P >
簡單地說，由於卓越的效率和知識管理的改善可能與電子專利文件管理系統，就不可能有可行的藉口，無論是公司或律師事務所的專利律師不採用這種系統。當在最好的光線，專利律師誰拒絕採用的電子系統正在做他們的客戶和他們自己幫倒忙查看。在最惡劣的角度來看，這些律師都無意欺騙他們的客戶出了提高專利法律服務的質量，同時降低其成本的創新方法。 P >
我覺醒 STRONG> P > 我覺醒的電子專利文件管理系統的價值，同時領導一個團隊的專利審查專家的知識資產管理（最近發生的IAM ）的企業軟件供應商。對於這個項目，我的團隊進行了全電子化的專利文件管理系統和傳統的基於紙張的系統之間的詳細的時間比較。通過分配時間給每個參與11共同專利申請任務的行政措施，我們發現，使用電子專利文件管理系統顯著減少了管理時間涉及的金額。具體來說，行政時間量（相對於實質性的法律證書套工作）需要為每個任務從約60％降低到盡可能多的為85％ ，這取決於控方問題。這些管理任務所代表的功能，如拉和移動文件從辦公室到辦公室，上傳，檢索和保存文檔到計算機系數據庫和內部人員和外部顧問之間的溝通效率低下。採用電子專利文件管理系統可以存儲在任何位置從15萬美元至$ 220K每年。 P > 我們的分析表明，對人員配備齊全的企業專利部門（例如，案卷文員，律師助理和律師）的文件大約五十專利申請和從事境外律師專利準備和起訴，通過電子專利文件管理系統，可從$ 150K的任何地方保存到$ 220K每年（見附錄） 。對於一個人員配備齊全的企業專利部門提交了類似的多項專利，但它處理的專利申請在公司內部主要事項，節省成本範圍從$ 50到$ 75K每年。因為通過電子專利文件管理系統淘汰任務是重複的套路，這些儲蓄是完全可伸縮的，以較高或較低水平的備案機構。 P > 進一步節約了成本也將從企業專利部門採取跟隨提出電子專利文件管理系統，因為有適當的文件很容易在手以電子形式大大增加了專利的工作人員和他們有關專利事務的內部業務客戶端之間的通訊效率。例如，當作為一個資深知識產權律師在一家跨國公司，我曾與我的業務和研發團隊定期專利委員會會議。收集並提交給作出知情決定所需的團隊的資料，律師助理和行政人員都需要花費相當大的精力複印，整理和裝訂有關的專利文獻。此外，因為在厚厚的粘合劑的信息留靜態的，而有關專利事務都沒有，這些粘合劑變得過時只要定期會議結束。因此，粘合劑需要從頭開始重新創建的每一次會議。乘這種努力在多個企業，每個經常變化的專利申請，以及人們可以看到大量的工作是如何要求讓我的業務和研發團隊最新的關於他們的專利組合。有我公司的知識產權法律部門的管理投資於電子專利文件管理系統，數不清的律師助理小時（和紙令）會被保存提供相同的信息，我的組織的業務團隊進行審查他們的筆記本電腦。隨著電子系統，就可以避免我們部門的工作人員反复牽拉專利文件複製有關文件，並編制粘合劑小三通貨運。單獨的專利委員會準備的時間密集性質會有理由採用電子存檔系統。 P > 信息給正確的人在正確的時間 STRONG> P> 進一步，也許是無法估量的，從有價值的企業專利資產信息，大大提高了訪問電子專利文件管理成果效益。 P > 與傳統的，基於紙張的專利文件管理系統，專利工作人員一定控制訪問專利信息。那些在一家公司的專利事務，也就是說，企業和研發團隊重要的商業利益 - 首先要問自己的專利工作人員的權限來訪問這些信息。對於組織中的專利被確認為有價值的企業資產，要求就像需要問你的銀行家您的銀行存款餘額。對於那些負責管理企業資產，例如有限的訪問信息是不可接受的。 P > 沒有更多的看門人 STRONG> P > 當一家公司認為其專利作為資產，這些負責管理企業資產必須能夠隨時訪問相關information.An電子專利文件管理系統是為那些管理者尋求更好的捕捉和保護自己的知識產權的重要組成部分。當一家公司認為其專利作為資產（而不是法律文書） ，那些負責管理這些資產必須隨時獲得相關信息。在傳統的基於紙張的專利申請制度，專利工作人員作為信息為整個企業看門人。隨著電子專利文件管理系統，那些需要到知道可以被授予訪問的需要的基礎的專利信息。這降低了專利工作人員的工作量，提高人在組織中與專利過程中的參與。 P > 管理轉型的成本 STRONG> P > 鑑於大量節約成本，提高效率，並大大提高了企業的知識管理可能與採用的電子專利文件管理系統，似乎沒什麼理由對企業專利部門保留管理專利文獻的傳統方法。當然，掃描活動的專利文件轉換成電子形式的任務似乎令人生畏。但也有方法，盡量減少入門級的成本。首先，技術可以更容易地去實現無紙化比以往任何時候。大多數組織已經提交的專利申請和其他專利文件電子化。這意味著大多數專利文件是存在於電子形式的，並且租屋網站不需要單獨掃描成一個電子文件。在接下來的幾個月裡，美國專利局將推出電子辦公行動的報告，是由其他官方文件的電子報告緊隨其後。有效消除紙張的通訊，並從美國專利局今天將使它更容易為前瞻性思維的組織，以消除基於紙張的專利文件管理系統。當有現代化的文檔管理系統通常發生在企業和律師事務所的設置相結合，大多數組織將能夠今天轉換為電子專利文件管理系統，以合理的價格，並以最小的努力。為了進一步降低了入門級的成本，法律經理可以選擇進入一個新的電子專利文件管理系統目前只待批申請。當然，新附卷問題也應該從一開始做全面電子化。發病例以後可以添加到系統中，如果時間和資源允許。通過做一份和測量方法，採用一個電子的專利文件管理系統，從基於紙張的文件管理系統，逐步向全電子的專利管理系統的成本可以降到最低。 P > 外部顧問的角色 STRONG> P > 外部律師可以節省金錢與客戶溝通電子化，這是不可原諒的，他們不要通過這樣節省他們的clients.Corporate專利管理者應該期望他們的外部律師是願意為他們提供一個低或無成本的基礎電子專利相關的通訊。企業專利管理人員也應準備與外部法律顧問效率低下的地方可以從律師事務所的運營和溝通，以減少專利的整體採購成本拆下來討論。如果一個外部法律顧問要收取電子通訊客戶端的額外費用，客戶應認真考慮審批新的專利律師是誰更願意採用創新的解決方案。外部法律顧問節省金錢與客戶溝通的電子，是不可原諒的，他們不要這樣節省轉嫁給客戶。 P > 是時候讓所有的IP部門採取了電子知識產權管理體系 STRONG> P > 雖然我們代表精通技術的公司，專利律師通常是有點抗拒改變。這種保守的性質可以解釋為什麼，到今天為止，轉換為電子專利文件管理系統一直緩慢。與卓越的效率和改進了傳統的基於紙張的專利文件管理系統越來越明顯，然而，沒有理由專利律師今天不採用電子專利文件管理系統。 P >
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